一、 為了加強學籍檔案的整理立卷和歸檔工作，更好地為學校各項工作和社會服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合我校情況，制定本辦法。
二、 學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字材料。它是學生在校期間的學籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。
三、 學籍檔案管理是學校教學管理工作的重要組成部分，要求學籍管理人員以嚴謹負責的態(tài)度對學籍檔案材料進行收集、整理、歸檔，移交校檔案館保存利用。
四、學籍檔案的歸檔范圍：
1.新生錄檢名冊;
2.學生學籍卡片;
3.學生成績總冊;
4.在校學生名冊;
5.研究生畢業(yè)審批、論文答辯和導(dǎo)師評語及學位授予的有關(guān)材料;
6.學生學籍變更材料（升學、留級、休學、復(fù)學、轉(zhuǎn)學、退學、專升本材料）;
7.學生獎勵材料（獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級）;
8.學生處分材料;
9.其他具有保存價值的材料。
五、歸檔材料的質(zhì)量要求：
1.手工書寫應(yīng)用不褪色的黑色、藍黑色材料，字跡要求工整清晰;
2.學生休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)系、升級、留級、輔修、獎勵、處分、入伍、出國、提前畢業(yè)、戶口轉(zhuǎn)移、意外事故等情況要在學籍表的備注欄中注明;
3.學籍表中的照片要用原件;
4 .畢業(yè)審查和學位評定的欄目中，要填寫畢業(yè)審查和學位評定結(jié)果并蓋章;
六、歸檔時間與歸檔單位
1 、歸檔時間： 學籍檔案于學生畢業(yè)第二年的6月底前歸檔。
2 、歸檔單位：
1.新生錄檢名冊、學生獎勵、處分材料（獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級）、學生學籍變更材料、學生處分材料和在校學生名冊由教務(wù)處和學生處歸檔;
2.博士、碩士研究生學籍檔案由研究生處和相關(guān)的學院負責歸檔；
3.本專科生學籍檔案由所在教學單位負責歸檔；
4.繼教生學籍檔案由繼續(xù)教育學院或所在教學單位負責歸檔 ；
5.外國留學生學籍檔案由東盟學院和相關(guān)學院負責歸檔。
七、歸檔手續(xù)。
打印出檔案移交清單，一式二份，移交雙方各保存一份備查。
八、學籍歸檔工作的監(jiān)督、檢查指導(dǎo)
1．檔案館對學籍管理部門學籍檔案的形成、立卷、歸檔等工作進行監(jiān)督和檢查。
2．檔案館負責學籍檔案立卷、歸檔工作的指導(dǎo)。
九、學籍檔案歸檔要求
（一） 歸檔單位
博士、碩士研究生以專業(yè)為單位立卷；外國留學生以班級為單位立卷；本專科、繼教生學籍按班為單位立卷，一般以一個班的學生數(shù)立一卷。
（二）文件材料排列順序
博士、碩士研究生按照學籍表、成績表、畢（結(jié)）業(yè)審批材料、學位授予材料及其他重要材料順序排列；
本專科、繼教生每卷中按照學號升序排列，每個學生的學籍表在前，成績表在后。
（三）檢查與編寫頁號
立卷前檢查：核準畢業(yè)生人數(shù)，檢查審批手續(xù)是否完備，歸檔材料是否齊全，排列順序是否正確；
編寫頁號：凡有文字的頁面都需用鉛筆編寫頁號，正面寫在右上角處，背面寫在左上角處。
（4）檔號標識與編號原則：
1. 檔案標識：
×××× ××××× ×× 1~~N
形成年代檔案分類號學籍分類 單位碼 流水號
4位JX14 1位 2位 1~~N
說明：
學籍分類：B博士 S碩士 D 本專科（包括專升本和高起本） J繼教生 Z中專生 L留學生
單位碼：指給本單位的代碼。詳見附件一《各院部代碼一覽表》
形成年代：學籍表、成績表形成的最后年度。
例如：2012年財政與經(jīng)濟學院本專科學籍卡檔號：2012-JX14D-01-1
2. 檔號編制原則： 博士、碩士研究生的檔號由研究生部分別按院系、專業(yè)、學號的順序升序編號；本專科生、繼教生由各教學單位按學籍分類編號。
（五）填寫卷內(nèi)目錄內(nèi)容
序號：卷內(nèi)學生排列的順序號。一個學生一個序號，從 1 開始；
學號：學生學號；
姓名：學生姓名；
頁次：每份學生學籍表的首頁的頁號（注：最后一份學籍成績表需填寫首尾兩個頁號，兩個頁號間用 - 隔開，如 35-36 ）。
備注：需要說明的問題。
（六） 計算機編目
利用云南財經(jīng)大學南大之星檔案管理系統(tǒng)，將案卷目錄錄入計算機，并打印出封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄和移交登記。
1.學籍檔案案卷目錄錄入的主要內(nèi)容：
（1）盒號；
（2）檔號：整理過程中以字形式賦予檔案的一組代碼，是檔案的身份證號，具有唯一性；
（3）責任者：文件形成單位；
（4）題名：準確揭示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，字數(shù)不超過50個字；
題名應(yīng)包括學院（系）、專業(yè)、屆、層次（博士、碩士、本科、專科、專升本、中專、函授、夜大、脫產(chǎn)等）、班級名稱、學籍成績表等內(nèi)容。如一個專業(yè)的學籍檔案分成幾卷的，則題名中應(yīng)注明本卷起止學號。
（5）文件形成時間：即學籍文件形成的最后年月，如20110701；
（6）頁數(shù)：本卷的總頁數(shù)；
（7）保管期限：永久。
2.學籍檔案案卷內(nèi)目錄錄入的主要內(nèi)容：
(1)序號：卷內(nèi)學生排列的順序號。一個學生一個序號，從1 開始；
(2)學號：學生學號；
(3)姓名：學生姓名；
(4)頁次：每份學生學籍成績表的首頁的頁號（注：最后一份學籍成績表需填寫首尾兩個頁號，兩個頁號間用-隔開，如96-98）；
（5）備注：需要說明的問題。
3.學籍檔案的掃描與上傳：
（1）序號：按照卷內(nèi)目錄排列的順序號掃描。一個學生有兩個序號，分別是學籍的兩個面。用A、B區(qū)分（有相片的一面是A面，另一面為B面）。
（2）學籍卡掃描件的名稱：序號、學號、姓名、A或B，中間用空格隔開。
格式如：1、 20021212 張三 A或B。
（3）上傳：以班級為單位把掃描好的學籍卡批量上傳到對應(yīng)的案卷當中。
（七）卷內(nèi)備考表
整理完畢的檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的情況，如該卷共XX件，XX頁。卷內(nèi)備考表是記錄卷內(nèi)檔案變化的文字性依據(jù)，完成立卷歸檔工作后立卷人必須在備考表上簽名確認。卷內(nèi)備考表在檔案管理系統(tǒng)里可自動生成便打印。
十、裝盒
去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書針等金屬物，按照順序排列，封面和封底的大小應(yīng)以文件材料中最大紙張為準，以左下方對齊，三點一線裝訂（塑料熱裝訂的可二點），線在背面打結(jié)。
十一、盒面、盒脊內(nèi)容及制作要求
1.盒面和盒脊用紙：必須用從檔案館領(lǐng)取的牛皮紙
2.字體：宋體
3.字號：一號
4.本專科學籍卡制作要求：按照要求把剪好的牛皮紙粘貼到規(guī)定位置，要求平整、不翹邊。詳見附二《檔案盒封面制作說明》
5.博士、碩士學籍卡制作要求：除以上要求外，盒脊上還應(yīng)該有學生的姓名、專業(yè)及畢業(yè)年限等信息。盒脊制作的模板可在檔案館網(wǎng)站的資料下載中下載。
十二 、本辦法由檔案館負責解釋。
