一、 為了加強(qiáng)學(xué)籍檔案的整理立卷和歸檔工作，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合我校情況，制定本辦法。
二、 學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文字材料。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。
三、 學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，要求學(xué)籍管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度對學(xué)籍檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，移交校檔案館保存利用。
四、學(xué)籍檔案的歸檔范圍：
1.新生錄檢名冊;
2.學(xué)生學(xué)籍卡片;
3.學(xué)生成績總冊;
4.在校學(xué)生名冊;
5.研究生畢業(yè)審批、論文答辯和導(dǎo)師評語及學(xué)位授予的有關(guān)材料;
6.學(xué)生學(xué)籍變更材料（升學(xué)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、專升本材料）;
7.學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級）;
8.學(xué)生處分材料;
9.其他具有保存價(jià)值的材料。
五、歸檔材料的質(zhì)量要求：
1.手工書寫應(yīng)用不褪色的黑色、藍(lán)黑色材料，字跡要求工整清晰;
2.學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)系、升級、留級、輔修、獎勵、處分、入伍、出國、提前畢業(yè)、戶口轉(zhuǎn)移、意外事故等情況要在學(xué)籍表的備注欄中注明;
3.學(xué)籍表中的照片要用原件;
4 .畢業(yè)審查和學(xué)位評定的欄目中，要填寫畢業(yè)審查和學(xué)位評定結(jié)果并蓋章;
六、歸檔時(shí)間與歸檔單位
1 、歸檔時(shí)間： 學(xué)籍檔案于學(xué)生畢業(yè)第二年的6月底前歸檔。
2 、歸檔單位：
1.新生錄檢名冊、學(xué)生獎勵、處分材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級）、學(xué)生學(xué)籍變更材料、學(xué)生處分材料和在校學(xué)生名冊由教務(wù)處和學(xué)生處歸檔;
2.博士、碩士研究生學(xué)籍檔案由研究生處和相關(guān)的學(xué)院負(fù)責(zé)歸檔；
3.本專科生學(xué)籍檔案由所在教學(xué)單位負(fù)責(zé)歸檔；
4.繼教生學(xué)籍檔案由繼續(xù)教育學(xué)院或所在教學(xué)單位負(fù)責(zé)歸檔 ；
5.外國留學(xué)生學(xué)籍檔案由東盟學(xué)院和相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)歸檔。
七、歸檔手續(xù)。
打印出檔案移交清單，一式二份，移交雙方各保存一份備查。
八、學(xué)籍歸檔工作的監(jiān)督、檢查指導(dǎo)
1．檔案館對學(xué)籍管理部門學(xué)籍檔案的形成、立卷、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
2．檔案館負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案立卷、歸檔工作的指導(dǎo)。
九、學(xué)籍檔案歸檔要求
（一） 歸檔單位
博士、碩士研究生以專業(yè)為單位立卷；外國留學(xué)生以班級為單位立卷；本專科、繼教生學(xué)籍按班為單位立卷，一般以一個班的學(xué)生數(shù)立一卷。
（二）文件材料排列順序
博士、碩士研究生按照學(xué)籍表、成績表、畢（結(jié)）業(yè)審批材料、學(xué)位授予材料及其他重要材料順序排列；
本專科、繼教生每卷中按照學(xué)號升序排列，每個學(xué)生的學(xué)籍表在前，成績表在后。
（三）檢查與編寫頁號
立卷前檢查：核準(zhǔn)畢業(yè)生人數(shù)，檢查審批手續(xù)是否完備，歸檔材料是否齊全，排列順序是否正確；
編寫頁號：凡有文字的頁面都需用鉛筆編寫頁號，正面寫在右上角處，背面寫在左上角處。
（4）檔號標(biāo)識與編號原則：
1. 檔案標(biāo)識：
×××× ××××× ×× 1~~N
形成年代檔案分類號學(xué)籍分類 單位碼 流水號
4位JX14 1位 2位 1~~N
說明：
學(xué)籍分類：B博士 S碩士 D 本專科（包括專升本和高起本） J繼教生 Z中專生 L留學(xué)生
單位碼：指給本單位的代碼。詳見附件一《各院部代碼一覽表》
形成年代：學(xué)籍表、成績表形成的最后年度。
例如：2012年財(cái)政與經(jīng)濟(jì)學(xué)院本專科學(xué)籍卡檔號：2012-JX14D-01-1
2. 檔號編制原則： 博士、碩士研究生的檔號由研究生部分別按院系、專業(yè)、學(xué)號的順序升序編號；本專科生、繼教生由各教學(xué)單位按學(xué)籍分類編號。
（五）填寫卷內(nèi)目錄內(nèi)容
序號：卷內(nèi)學(xué)生排列的順序號。一個學(xué)生一個序號，從 1 開始；
學(xué)號：學(xué)生學(xué)號；
姓名：學(xué)生姓名；
頁次：每份學(xué)生學(xué)籍表的首頁的頁號（注：最后一份學(xué)籍成績表需填寫首尾兩個頁號，兩個頁號間用 - 隔開，如 35-36 ）。
備注：需要說明的問題。
（六） 計(jì)算機(jī)編目
利用云南財(cái)經(jīng)大學(xué)南大之星檔案管理系統(tǒng)，將案卷目錄錄入計(jì)算機(jī)，并打印出封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄和移交登記。
1.學(xué)籍檔案案卷目錄錄入的主要內(nèi)容：
（1）盒號；
（2）檔號：整理過程中以字形式賦予檔案的一組代碼，是檔案的身份證號，具有唯一性；
（3）責(zé)任者：文件形成單位；
（4）題名：準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，字?jǐn)?shù)不超過50個字；
題名應(yīng)包括學(xué)院（系）、專業(yè)、屆、層次（博士、碩士、本科、專科、專升本、中專、函授、夜大、脫產(chǎn)等）、班級名稱、學(xué)籍成績表等內(nèi)容。如一個專業(yè)的學(xué)籍檔案分成幾卷的，則題名中應(yīng)注明本卷起止學(xué)號。
（5）文件形成時(shí)間：即學(xué)籍文件形成的最后年月，如20110701；
（6）頁數(shù)：本卷的總頁數(shù)；
（7）保管期限：永久。
2.學(xué)籍檔案案卷內(nèi)目錄錄入的主要內(nèi)容：
(1)序號：卷內(nèi)學(xué)生排列的順序號。一個學(xué)生一個序號，從1 開始；
(2)學(xué)號：學(xué)生學(xué)號；
(3)姓名：學(xué)生姓名；
(4)頁次：每份學(xué)生學(xué)籍成績表的首頁的頁號（注：最后一份學(xué)籍成績表需填寫首尾兩個頁號，兩個頁號間用-隔開，如96-98）；
（5）備注：需要說明的問題。
3.學(xué)籍檔案的掃描與上傳：
（1）序號：按照卷內(nèi)目錄排列的順序號掃描。一個學(xué)生有兩個序號，分別是學(xué)籍的兩個面。用A、B區(qū)分（有相片的一面是A面，另一面為B面）。
（2）學(xué)籍卡掃描件的名稱：序號、學(xué)號、姓名、A或B，中間用空格隔開。
格式如：1、 20021212 張三 A或B。
（3）上傳：以班級為單位把掃描好的學(xué)籍卡批量上傳到對應(yīng)的案卷當(dāng)中。
（七）卷內(nèi)備考表
整理完畢的檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的情況，如該卷共XX件，XX頁。卷內(nèi)備考表是記錄卷內(nèi)檔案變化的文字性依據(jù)，完成立卷歸檔工作后立卷人必須在備考表上簽名確認(rèn)。卷內(nèi)備考表在檔案管理系統(tǒng)里可自動生成便打印。
十、裝盒
去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書針等金屬物，按照順序排列，封面和封底的大小應(yīng)以文件材料中最大紙張為準(zhǔn)，以左下方對齊，三點(diǎn)一線裝訂（塑料熱裝訂的可二點(diǎn)），線在背面打結(jié)。
十一、盒面、盒脊內(nèi)容及制作要求
1.盒面和盒脊用紙：必須用從檔案館領(lǐng)取的牛皮紙
2.字體：宋體
3.字號：一號
4.本專科學(xué)籍卡制作要求：按照要求把剪好的牛皮紙粘貼到規(guī)定位置，要求平整、不翹邊。詳見附二《檔案盒封面制作說明》
5.博士、碩士學(xué)籍卡制作要求：除以上要求外，盒脊上還應(yīng)該有學(xué)生的姓名、專業(yè)及畢業(yè)年限等信息。盒脊制作的模板可在檔案館網(wǎng)站的資料下載中下載。
十二 、本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。
