一、什么是外交文書,、對(duì)外文書和地方外事文書
國家和政府領(lǐng)導(dǎo)人,、負(fù)有特殊使命的國家和政府代表、外交部和駐外外交代表機(jī)關(guān)在外交活動(dòng)中使用的書面文件稱外交文書,。國家機(jī)關(guān),、地方政府、軍隊(duì),、人民團(tuán)體在對(duì)外交往中形成的書面文件,，統(tǒng)稱對(duì)外文書,。其中地方政府、地方人民團(tuán)體及其外事部門在日常工作及對(duì)外交往中形成,、使用的書面文件稱地方外事文書,，它包括外事機(jī)關(guān)所使用的機(jī)關(guān)通用文書和在對(duì)外交往中使用的涉外文書。下面主要介紹地方外事文書中的涉外文書,，不包括外交文書和其它對(duì)外文書,，也不包括地方外事文書中的機(jī)關(guān)通用文書。
二,、地方外事文書的特點(diǎn)
(一)主體的地方性,。地方外事文書的主體是地方政府、地方人民團(tuán)體及其外事部門,，在處理地方外事文書時(shí)必須注意對(duì)外表態(tài)的身份,、口徑及與對(duì)方對(duì)等的問題，并遵循“外交大權(quán)在中央,，地方外事工作授權(quán)有限”的原則,。
(二)格式的規(guī)范性。地方外事文書一般都具有特定的格式和規(guī)范的處理程序,，必須按照規(guī)范格式和程序處理,，否則就不能達(dá)到對(duì)外交往的目的和效果，甚至引來不必要的麻煩,。
(三)表述的準(zhǔn)確性,。地方外事文書的表達(dá)，必須準(zhǔn)確,、明了,，必須杜絕歧義和模棱兩可的語言，必要時(shí)還須另加解釋或附注說明,，以使表述準(zhǔn)確而嚴(yán)密,。
(四)很強(qiáng)的時(shí)效性。地方外事文書往往用于辦理具體的對(duì)外事務(wù),，要求在一定時(shí)限內(nèi)寫作和處理完畢,，其時(shí)間限制往往比其它種類的文書更嚴(yán)格。
三,、地方外事文書的要求
地方外事文書是地方政府,、人民團(tuán)體及其外事部門進(jìn)行對(duì)外交涉和交往的重要工具，是地方外事業(yè)務(wù)的重要組成部分,。它體現(xiàn)著國家的對(duì)外方針,、政策和有關(guān)法規(guī)，起草、發(fā)送和處理地方外事文書是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作,。因此,，地方外事文書既不能違背本國文字習(xí)慣，又要照顧到國際慣例和對(duì)方的具體情況,，要求內(nèi)容貼切,，文字準(zhǔn)確、精煉,、嚴(yán)謹(jǐn),，印制精美，格式規(guī)范,。
(一)內(nèi)容上的要求,。
1、國名,。地方外事文書中首次使用的外國國名,，應(yīng)使用全稱,。
同一國名在文書中數(shù)次出現(xiàn)時(shí),，首次應(yīng)用全稱，此后可用簡(jiǎn)稱,。如習(xí)慣用簡(jiǎn)稱,，可使用正式簡(jiǎn)稱。但某些特殊國家,，如多米尼加共和國,、多米尼加聯(lián)邦等，必須使用全稱,。有些國家由于發(fā)生革命,、政變或其他原因，國名可能改變,，須隨時(shí)注意,，不可用錯(cuò)。
2,、稱呼,。地方外事文書中的稱呼，既要考慮雙方的身份,，又要考慮國際慣例和對(duì)方的具體情況,。對(duì)部長(zhǎng)級(jí)以上的官員、大使,、將軍,，一般稱“閣下”(有些國家如美國、墨西哥、德國等習(xí)慣稱“先生”,，而不稱“閣下”),；副部長(zhǎng)級(jí)以下官員，或代辦級(jí)使節(jié)和臨時(shí)代辦,，習(xí)慣上只稱“先生”,，不稱“閣下”。如果受文人有爵位,、學(xué)位,、軍銜或其他頭銜，如勛爵,、教授,、上校等，可視具體情況依習(xí)慣稱呼,。對(duì)國王,、王后、皇帝,、皇后,、蘇丹稱“陛下”，對(duì)王子,、公主,、埃米爾、親王,、酋長(zhǎng)稱“殿下”,。
3、客套用語和致敬語,。地方外事文書不使用客套語,，即不用“X X向X X致意并謹(jǐn)申述如下”的引文。致敬語須注意符合兩國關(guān)系,、雙方身份,、文書內(nèi)容和使用場(chǎng)合。地方政府領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出的正式對(duì)外函件,，使用“順致最崇高的敬意”,、“順致最良好的祝愿’’或“順致最親切的問候”等；地方政府及其外事部門發(fā)出的普通對(duì)外函件,，用“順致崇高的敬意”或“預(yù)致謝意”等,；地方人民團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出的正式對(duì)外函件，用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候’’等,；地方人民團(tuán)體及其外事部門發(fā)出的普通對(duì)外函件,，用“預(yù)致謝意’’或“順致問候”等,。
4、人稱,。人稱要與文書格式相適應(yīng),。如正式對(duì)外函件以個(gè)人名義用第一人稱；普通對(duì)外函件以單位名義用第三人稱,，稱對(duì)方也用第三人稱,，且一般不用“貴方”或“貴館”等措辭，而是重提受文機(jī)關(guān)的名稱,；對(duì)外便函用第一人稱,。簽署者與受文者要相對(duì)應(yīng)，即人對(duì)人,，單位對(duì)單位,。在個(gè)人對(duì)個(gè)人的地方外事文書中要講究身份對(duì)等。
5,、文種,。地方外事文書一般使用中文，必要時(shí)附以外文譯文,。
(二)格式上的要求,。
1、文面格式,。
(1)地方外事文書的抬頭,，即受文人的職銜,、姓名和稱呼,，應(yīng)在第一行頂格排列，也可以將職銜單列一行(后面不加標(biāo)點(diǎn)),，姓名和稱呼另排一行,。
(2)地方外事文書的致敬語，作為正文的最后一段,，末尾加句號(hào),；排印時(shí)自成一行，必須緊跟正文,。
(3)地方外事文書的發(fā)文日期之后一般必須加上發(fā)文地點(diǎn),，如“于烏魯木齊”等字樣。
2,、蓋印,。地方外事文書加蓋帶國徽銅印時(shí)，印章下沿應(yīng)騎年壓月,，國徽在年月日之上,。
3,、副本。如需對(duì)外提供副本,，排版后外事文書正,、副本應(yīng)同時(shí)付印。在副本正文右上角加印“副本”字樣,，用白紙(規(guī)格同正本)印制,；落款不簽名、不蓋章,，但需將發(fā)文人的職銜,、姓名或發(fā)文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱印上并加括號(hào)注明“簽字”或“印”字樣。發(fā)送時(shí),，應(yīng)在信封左
上角加蓋“副本”二字,。
4、譯文,。地方外事文書附以譯文時(shí),，應(yīng)在右上角注明“譯文”字樣，用白紙(規(guī)格同正本)印制,；譯文應(yīng)考慮外文慣用格式,，不應(yīng)套用中文格式。受文人的職銜,、姓名,、稱呼應(yīng)按外文習(xí)慣放在函件首頁文外左下角(有的國家習(xí)慣放在右上角或左上角)。還應(yīng)按外文習(xí)慣在文首寫上一個(gè)稱呼,，一般有：“閣下”,、“先生”、“親愛的先生”,、“尊敬的X X先生”,、“陛下”、“殿下”等,。致敬語要按外文習(xí)慣翻譯成完整的一句話,，如將“順致最崇高的敬意”譯成“我借此機(jī)會(huì)向閣下致以最崇高的敬意”或“省長(zhǎng)閣下，請(qǐng)接受我最崇高的敬意”等,。
英文譯本的右上角加注“1’fan8lation”字樣,；中文正本如未注明具體人名、地名,、時(shí)間,，英文譯本一般加注“name”、“place”,、“dme”字樣(正文內(nèi)用括號(hào),，抬頭或結(jié)尾不用括號(hào)),；必要時(shí)則另做技術(shù)處理；失又誶不的落款處印上發(fā)文人職銜和姓名并加括號(hào)注明“sigled”字樣,，或印上發(fā)文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱并加括號(hào)注明：“aeal”字樣,，但不須本人簽名或加蓋機(jī)關(guān)或團(tuán)體印章。
四,、常用地方外事文書分類
(一)地方外事函件,。
地方外事函件是地方政府、人民團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人,，同外國相應(yīng)的機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人,，外國駐華使、領(lǐng)館及使節(jié)和官員的往來文書,。依照發(fā)文名義和內(nèi)容分為三類：
1,、正式函件。用第一人稱寫成,、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的函件,。內(nèi)容可以是致謝、應(yīng)邀,、祝賀,、婉拒邀請(qǐng)、邀請(qǐng)?jiān)L華,、致歉,、表示遺憾、生病慰問等,。
要求文首必須寫上對(duì)方首都或城市名稱,，第二行起寫明受文人的職銜、全名和稱呼,，依習(xí)慣另起一行排稱呼(如閣下,、先生,、陛下等),。致敬語，機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人用“順致最崇高的敬意”,、“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等,；人民團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等。落款處親筆簽名,，并署以正式職銜,。不編號(hào)。
2,、普通函件,。用第三人稱寫成,、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體及其外事部門的名義發(fā)出的函件。
要求函件抬頭寫明受文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱,。落款處只蓋機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其外事部門的印章,，不印機(jī)關(guān)或團(tuán)體及其外事部門的名稱。一般不編號(hào),；內(nèi)容重要的可編號(hào),，排在文右上方。機(jī)關(guān)及其外事部門發(fā)出的普通函件,，致敬語用“順致崇高的敬意”或“預(yù)致謝意”等,；人民團(tuán)體及其外事部門發(fā)出的普通函件，用“預(yù)致謝意”或“順致問候”等,。
3,、便函。以第一人稱寫成,、以機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體官員名義發(fā)出的函件,。
抬頭可簡(jiǎn)稱“親愛的XXX先生”或“XXX先生”等。致敬語用“祝你身體健康”或“祝你工作順利”等,。落款處親筆簽名,，是否署職銜視具體情況而定。不編號(hào),。不提供副本,。
（二）地方外事電報(bào)
地方政府、人民團(tuán)體及其領(lǐng)導(dǎo)人以電報(bào)包括傳真形式發(fā)出的地方外事文書稱地方外事電報(bào),，多用于祝賀,、慰問、吊唁,、致謝等事務(wù)性較強(qiáng)的內(nèi)容,。
要求第一行寫對(duì)方首都或城市名稱，第二行寫受文人的職銜,、全名,、稱呼或受文機(jī)關(guān)或團(tuán)體名稱。結(jié)尾無致敬語,，但一般有祝愿詞,。發(fā)電人應(yīng)具職銜、全名,，不簽名,。發(fā)電機(jī)關(guān)應(yīng)具全稱，不蓋章,。
(三)地方外事書面協(xié)議文件,。
地方政府和人民團(tuán)體與外國相關(guān)部門簽署的契約性書面文件,，稱為地方外事書面協(xié)議文件。包括協(xié)議書,、意向書,、會(huì)談紀(jì)要、會(huì)議紀(jì)要,、確認(rèn)書,、交接證、購置或租賃合同等,。
協(xié)議書是各方就某事或某些問題達(dá)成協(xié)議后形成的書面文件,。通常是事務(wù)性、行政性和技術(shù)性的文件,。
意向書是將意欲達(dá)到的目的或可能發(fā)生的后果的意思表達(dá)出來的文件,。
會(huì)談紀(jì)要是各方進(jìn)行談判達(dá)成的協(xié)議要點(diǎn)的記錄，一般說來沒有法律約束力,，只是作為談判和簽署正式協(xié)議和合同的參考文件,。
會(huì)議紀(jì)要是各方就某一或某些問題舉行會(huì)議達(dá)成的協(xié)議要點(diǎn)的記錄。它與會(huì)談紀(jì)要實(shí)質(zhì)上沒有多大區(qū)別,，經(jīng)?；ビ谩?/p>
交接證是依協(xié)議或合同的規(guī)定,，甲方將物品(或權(quán)利證明)移轉(zhuǎn)給乙方的文件,。
確認(rèn)書是明確表示承認(rèn)責(zé)任的存在，或證明某情況屬實(shí)的文件,。
購置,、租賃合同是外國駐華使領(lǐng)館在我國境內(nèi)購置或租賃我國房地產(chǎn)時(shí)，所簽署的書面文件,。
在協(xié)議書,、意向書、會(huì)談紀(jì)要和會(huì)議紀(jì)要等文件中,，每方在自己保存的原件中享有在先權(quán),。即中方保存的文本，中文文件排在前面,，文中中方的名稱在前面,，中方代表的簽署在左面或上方；外方保存的文本,，外文文本排在前面，文中外方的名稱在前面,，外方代表的簽署在左面或上方,。
(四)公告和通告,。
公告、通告是發(fā)布某一事項(xiàng)的情況或?qū)ν夤家?guī)定的文件,。
公告的日期一般置于標(biāo)題下方(若有編號(hào),，則將日期移至文后右下方)，發(fā)布機(jī)關(guān)的名稱在標(biāo)題中列出,，不蓋印,。通告的日期置于文后右下方，一般不蓋印,，需要時(shí)加蓋發(fā)布機(jī)關(guān)帶國徽的銅印,。對(duì)外發(fā)送時(shí)，用十六開書寫紙(規(guī)格26.5X19厘米),。